INBOUND 2020: HubSpot novosti, ki bodo vaše workflowe povzdignile na višjo raven

 

HubSpot vsako leto organizira eno največjih marketinških konferenc - INBOUND, ki se je v letu, zaznamovanem s pandemijo covid-19, iz Bostona v ZDA prestavila na splet. Najverjetneje se vsi strinjamo, da imajo dogodki v živo posebno energijo, ki je spletni dogodki ne morejo ponuditi. Kljub temu, pa smo v Actuadu, kot HubSpotov Platinum Solutions Partner veseli, da so se ustvarjalci konference INBOUND 2020 znašli in dogodek prestavili na splet. Tako smo se lahko konference udeležile vse članice Actuado ekipe.

Spakirale smo svoje prenosnike, telefone, polnilce in slušalke ter se z namenom, da bi lažje spremljale čim več predavanj, ki so se zvrstila 22. in 23. septembra 2020, odpravile v čudovita Goriška Brda. Odlično smo združile prijetno s koristnim. V miru smo spremljale predavanja in si ob dobri hrani izmenjavale zanimivosti in novosti, ki smo jih slišale.

Glede na to, da se kot inbound marketing specialistka vsakodnevno trudim, da bi našim naročnikom pomagala pri čim bolj optimalni uporabi HubSpota, ne glede na to, ali ga uporabljajo za marketinške ali prodajne namene, me je med vsemi predavanji še posebej navdušilo predavanje, kjer smo v slabi uri slišali zelo dobro strnjene novosti, ki jih je HubSpot v zadnjem letu uvedel na področju workflowov oz. orodja za avtomatizacijo. Te resnično uporabne poudarke želim deliti tudi z vami.

Avtomatizacija administrativnih in ponavljajočih se nalog bi prihranila 69 delovnih dni na zaposlenega

HubSpot workflow avtomatizacija

Po nekaterih podatkih, ki jih je predstavila Anni Kim, predavateljica s HubSpot Akademije, pisarniški delavci v enem letu porabijo 552 ur za opravljanje administrativnih nalog in ponavljajočih se nalog. To pomeni 69 delovnih dni ali 3 mesece na leto! Si predstavljate, da bi te opravke lahko avtomatizirali? Kaj vse bi lahko v tem času naredile marketinške in prodajne ekipe?

Kaj so ključne prednosti dobre avtomatizacije ali workflowov?

  1. Prihranek časa: zaposleni imajo več časa, da se ukvarjajo z marketingom, prodajo ali podporo kupcem.
  2. Izboljšanje internih procesov in komunikacije: zaposleni se izognejo ročnemu vnašanju podatkov o kontaktih, ponudbah v CRM itd., kar zmanjša možnost napak. Hkrati pa to prispeva tudi k boljši komunikaciji med ekipo.
  3. Izboljšanje uporabniške izkušnje: z avtomatizacijo lahko vzpostavimo stik s pravimi ljudmi v pravem času.

HubSpot vsako leto v času INBOUND konference predstavi najpomembnejše novosti, ki so jih uvedli na željo svojih uporabnikov. V zadnjem letu je HubSpot svoje orodje za avtomatizacijo oz. workflowe nadgradil s kar 45 spremembami. Mi pa preglejmo 17 najbolj izstopajočih novosti, ki jih bomo uporabniki HubSpota lahko uporabili v svoj prid.

Novosti HubSpot workflowov, ki nam prihranijo čas:

  1. HubSpot-avtomatizacija-workflow-if_then_vejeVčasih smo imeli v workflowih na voljo samo 2 "if/then" veji, zdaj lahko naredimo do 20 "if/then" vej. To nam omogoča, da še bolj natančno nagovarjamo kontakte iz naše baze.
  2. Ko ugotovimo, da smo se pri nastavljanju pogojev za "if/then" vejo zmotili, je ni treba več popolnoma izbrisati in ustvariti na novo, ampak lahko "if/then" vejo enostavno kloniramo in preuredimo.
  3. Znotraj posameznega workflowa lahko kloniramo in prestavljamo posamezne akcije. Če imamo 2 zelo podobni akciji, ki se minimalno razlikujeta, naredimo akcijo, jo kloniramo in samo spremenimo pogoje.
  4. "Go to other action" ali pojdi na drugo akcijo. Pri bolj kompleksnih workflowih, kjer želimo na primer več vej zaključiti z isto akcijo, ni treba te akcije nastaviti večkrat, ampak uporabimo "go to other action" in veje preusmerimo na želeno akcijo.
  5. Enostavne in hitre možnosti pri nastavitvah workflowaEnostavne in hitre možnosti pri nastavitvah workflowa. V nastavitvah imamo po novem veliko bolj enostavne rešitve za nastavljanje določenih dni in ur, ko se morajo izvajati akcije v workflowu. Lahko izberemo, da se dejanja sprožijo samo ob sobotah in nedeljah ali od ponedeljka do petka. Odvisno od tega, čemu je namenjen workflow.
  6. Katera akcija se je izvedla in kakšni so bili sprožilci. S pomočjo posebnih "Action logs" in "Enrollment history" zavihkov lahko bolj podrobno spremljamo kdaj se je izvedla kakšna akcija in kakšni so bili sprožilci posameznih akcij. Pri tem si lahko še dodatno pomagamo s filtri. Vse te funkcionalnosti nam pomagajo bolje razumeti kako dobro smo načrtovali in nastavili posamezne workflowe.
    HubSpot workflow zgodovina
  7. Brisanje več workflowov na enkrat. Če se nam je v HubSpot portalu nabralo veliko workflowov, ki ne potrebujemo več, jih lahko označimo in jih izbrišemo z enim samim klikom.
  8. Zavihek z neuporabljenimi workflowi. Workflowi, ki so ugasnjeni zadnjih 90 dni in niso uporabljeni v nobenem drugem orodju v HubSpotu (npr. kot pogoj za liste kontaktov ipd.), se po novem shranjujejo pod posebnim zavihkom "Unused workflows", kar omogoča lažji pregled. Te workflowe lahko enostavno izbrišemo in tako poskrbimo za red v našem HubSpot portalu.

Novosti HubSpot workflowov, ki nam pomagajo izboljšati interne procese in komunikacijo:

  1. Usklajevanje aktivnosti, povezanih s kontaktom in podjetjem, s katerim je povezan deal, ki se je ustvaril z workflowomUsklajevanje aktivnosti, povezanih s kontaktom in podjetjem, s katerim je povezan posel, ki se je ustvaril z workflowom. To pomeni, da nastavimo določene pogoje, pod katerimi bo workflow v HubSpotu avtomatsko ustvaril posel (ang. deal). Istočano pa se bodo na ta posel zapisale tudi vse aktivnosti od kontaktov in podjetij, povezanih se tem poslom. Tako ne bo treba prodajnikom v procesu prodaje več preklapljati med kontakti, podjetji in posli, da bi lažje zaključili prodajo, ampak bodo imeli vse na enem mestu - na kartici posla (ang. deal record).
  2. Delitev dostopa do različnih workflowov določeni ekipi zaposlenih. Zaposlene, ki imajo dostop do HubSpot portala, lahko razdelimo po ekipah (marketinška, prodajna ipd.) in nastavimo, da določene workflowe lahko vidijo in upravljajo samo določene ekipe.
  3. Pregled nad spremembami v workflowih. Po novem se točno vidi, kdo in kdaj je naredil določene spremembe na posameznem workflowu, kar nam omogoča večji pregled nad spremembami.
  4. Dodajanje komentarjev k posameznim akcijam v HubSpot workflowihDodajanje komentarjev pri posameznih akcijah v workflowu. Workflowi so včasih zelo kompleksni in po določenem času lahko malo pozabimo, kakšni so bili razlogi za to, da smo nekaj naredili tako, kot smo. Z dodajanjem komentarjev pa lahko vsi, ki imajo dostop do posameznih workflowov razumejo razloge za določene korake.
  5. Pregled nad tem, kdo čaka na naslednjo akcijo in kako dolgo bo še v čakalniciPregled nad tem, kdo čaka na naslednjo akcijo in kako dolgo bo še v čakalnici. Na nivoju zakasnitev po novem lahko vidimo na primer koliko kontaktov je v čakalni vrsti, preden se bo izvedla naslednja akcija v procesu avtomatizacije. Vidimo lahko tudi točno koliko časa je še ostalo preden se bo naslednje dejanje izvedlo.
  6. Izvoz celotnega workflowa v obliki slike. Nekateri workflowi so zelo dolgi in razvejani in jih je težko razlagati sodelavcem, zato je možnost, da izvozimo sliko workflowa odlična za boljšo razlago kako in kaj smo z workflowom želeli avtomatizirati. Ali za pogovor, kako bi workflow lahko še izboljšali.

Novosti HubSpot workflowov, ki nam pomagajo izboljšati uporabniško izkušnjo:

  1. Kaj se v workflowu zgodi z združenimi kontakti (merged contacts)? HubSpot ustvarja kontakte na podlagi email naslovov. Če s pomočjo AI ugotovi, da sta dva različna kontakta morda ista oseba, vam predlaga, da bi ju združili v en kontakt. V tem primeru bi se lahko zgodilo, da bi kontakt, ki je že šel skozi določeni workflow, po združitvi v en kontakt, ponovno potegnilo v isti workflow. Zato HubSpot znotraj nastavitev posameznega workflowa ponuja možnost, da se odločimo, kaj želimo, da se zgodi s takih primerih.
    Kaj se v workflowu zgodi z združenimi kontakti (merged contacts)?
  2. Zakasnitev do določenega dneva ali ure (Delay until a day or time). Če je nekdo prenesel našo e-knjigo v sredo in ga je potegnilo v workflow, ki predvideva, da se mu po 3 dneh pošlje naslednji email, ga bo dobil v soboto, ko je mogoče na izletu z družino ali prijatelji. V ponedeljek, ko bo odprl svoj email, pa bo naš mail, ki se je poslal v soboto, že izgubljen med ostalimi sporočili. Zato lahko nastavimo, da se naslednji email pošilja na primer v ponedeljek ob 8:00.
    Možnosti zakasnitev (delay) v HubSpotovih workflowih
  3. Zakasnitev dokler se ne zgodi določena stvar (Delay until event happens). Na primer ... z workflowom smo kontaktom poslali email, da imamo nov vodič o inbound marketingu. Naslednji email z vabilom za ogled webinarja o video prodaji pa se bo kontaktom poslal šele, ko bodo prišli na našo pristajalno stran, kjer si lahko prenesejo naš vodič.

 

Najprej določimo namen in cilj workflowa, šele potem ga začnemo ustvarjati v HubSpotu

Tako, kot pri vseh stvareh, je tudi pri ustvarjanju workflowov zelo pomembno načrtovanje. Preden začnemo s klikanjem, moramo vedeti, kakšen je namen in cilj posameznega workflowa. Tako bomo imeli manj workflowov, vendar bodo ti bolj učinkoviti in nam bodo pomagali doseči zastavljene cilje, ne glede na to, ali jih bomo ustvarili, da bi nam prihranili nekaj časa, da bi nam pomagali negovati kontakte v našem CRM-ju, ali da bi z njimi avtomatizirali interne procese ter našim zaposlenim dali več časa za druge naloge.


Če že poznate HubSpot, vam bodo mogoče prišle prav tudi naslednje vsebine:

HubSpotova avtomatizacija z workflowi je dostopna vsem, ki imajo:

  • HubSpot Marketing Hub Professional ali Enterprise ali
  • HubSpot Sales Hub Professional ali Enterprise ali
  • HubSpot Service Hub Professional ali Enterprise


Potrebujete pomoč z izbiro pravega HubSpot paketa ali s postavljanjem workflowov?

Kontaktirajte nas, da se pogovorimo, kako vam pri tem lahko pomagamo.

Rezervirajte 30-minutni klic

 

Katarina Alič Čretnik

Katarina se je pridružila ekipi Actuada po več kot 10 letih dela v marketingu in spletnem novinarstvu. Od leta 2018 je nadgrajevala znanje s področja inbound marketinga in platforme HubSpot ter vodila HubSpot uvajanja in izobraževanja za številne Actuadove naročnike. Redno spremlja novosti v HubSpotu in naročnikom pomaga, da bi vse HubSpotove funkcionalnosti znali čim bolje uporabljati pri svojem delu. Med njene vrednote poleg družine, dobrih odnosov, sprehodov v naravi in predajanja dobri glasbi spada tudi nenehna želja po raziskovanju in učenju.